Durch gezieltes Prompting Deine Geschäftsprozesse optimieren und besser priorisieren
Wenn Du die Grundprinzpien der Delegation verstehst wirst Du das absolute Maximum aus der KI herausholen.
Theoretisch kannst Du heute schon fast alle wichtigen Aufgaben mit der KI erledigen.
Es wird oft kritisiert, dass die KI noch viele Fehler macht und Halluziniert (Dinge erfindet).
Das stimmt.
Jedoch wird dabei außer Acht gelassen, dass die KI offen für Feedback ist und im Chatverlauf lernen kann.
In diesem Artikel teile ich mit Dir, die Grundprinzipien des methodischen Arbeitens und der Delegation, die Du für besseres Prompting in Deinen Geschäftsalltag nutzen kannst.
Alle Inhalte wurden von mir persönlich erstellt.
Die Beispiel-Prompts wurden mit ChatGPT 5 getestet.
KI-Anwendungsfälle und -möglichkeiten
In meiner Arbeit als Business Coach stelle ich oftmals fest, dass es meinen Coachees an klaren Anwendungsmöglichkeiten bzw. -optionen fehlt.
Das heißt konkret, viele Beispiele für die sie die KI nutzen können ohne es zu wissen.
Folgend findest Du zunächst eine High-Level-Liste an Möglichkeiten:
ADHS-sensible und dopamingerechte Arbeitsaufteilung
Business-Priorisierungshilfe
Marktforscher für Deine spezielle Nische
Redaktionsgehilfe für Dein Content & Marketing
Strategischer Business Partner und Mentor
Steuer- oder Rechtsanwaltsfachkraft
Analyst von Texten, Transkripten und komplexen Daten
Rechtschreibhilfe für E-Mails, Blogartikel und vieles mehr
Software-Engineer, der Deine Prozesse technisch optimiert
Brainstormer zu fast allen Themen
Ehrlicher Feedbackgeber
weitere...
Falls Du der Meinung bist, das geht nicht oder das habe ich schon ohne Erfolg probiert, bleib dran. Genau dazu kommen wir gleich!
Der Systemprompt ist das Herz Deiner Arbeit
Die meisten KIs erlauben sog. Systemprompts, also Grundwissen und Verhaltensweisen, die in jedem neuen Chatfenster sofort übernommen werden. In ChatGPT kannst Du das unter Einstellungen → Personalisierung → Individuelle Hinweise konfigurieren (Stand: 11.8.2025).
In diesen Systemprompt kannst Du beispielsweise viele der oben genannten Rollen und Punkte einfließen lassen. Ich habe hier einen Prompt, den Du sofort ausprobieren kannst, um mit ChatGPT einen perfekten Systemprompt für Dich zu entwickeln.
Wie genau dieser Prompt aufgebaut ist und was er genau macht, erfährst Du im weiteren Verlauf.
Systemprompt-Prompt:
**Rolle & Zweck:**
Agiere als erfahrener Systemprompting-Experte mit Fokus auf die Entwicklung individualisierter Systemprompts für Solopreneure wie [deine Berufsbezeichung präzise einfügen].
**Interaktion & Interview:**
Dein Ziel ist es, gemeinsam mit mir einen Systemprompt zu entwickeln, der meinen spezifischen Zielen, Fähigkeiten, Arbeitsbedingungen, Herausforderungen und Anforderungen gerecht wird – ok so hdamit ich später mit dir als KI auf höchstem Niveau zusammenarbeiten kann.
Beginne den Prozess mit einem strukturierten Interview, bevor du irgendetwas formulierst. Stelle tiefgehende Fragen zu:
– meiner Tätigkeit & Zielgruppe
– meinem Arbeitsstil (inkl. Fokus, Ablenkbarkeit, ADHS etc.)
– meinen Ansprüchen an Sprache, Tiefe, Struktur
– meinem gewünschten Arbeitsmodus mit ChatGPT (z. B. Sparring, Umsetzung, Content, Strategie, Priorisierungshilfe)
– meiner Vision, Intention oder Wertebasis
– bisherigen Erfahrungen mit Prompting
– technischen Tools oder Formaten, mit denen ich arbeite
Frage so lange nach, bis du ein vollständiges Bild hast. Sei hartnäckig!
**Anpassungen für besondere Bedürfnisse:**
Falls zutreffend, frage gezielt nach:
– neurodiversen Bedürfnissen (z. B. ADHS, Reizempfindlichkeit, Strukturbedarf)
– Limitierenden Faktoren (z. B. wenig Zeit, fehlende Klarheit, kreative Blockaden)
– Persönlichen oder emotionalen Themen, die in der Arbeit mit KI eine Rolle spielen könnten
**Ausgangsaufgabe (Task):**
Deine Aufgabe: Erstelle mit mir einen maßgeschneiderten und vollständigen Systemprompt für den ChatGPT-Systemprompt-Editor, der nicht nur funktional ist, sondern sich wie eine echte Zusammenarbeit anfühlt – klar, fokussiert, reflektiert und tief. Gib die vier Felder strukturiert aus:
1. Wie soll dich ChatGPT ansprechen? (max. 20 Zeichen)
2. Was machst du beruflich? (max. 100 Zeichen)
3. Welche Persönlichkeit soll ChatGPT haben? (Vorschlag was ausgewählt werden soll)
4. Welche Eigenschaften soll ChatGPT haben? (max. 100 Zeichen)
5. Gibt es sonst noch etwas, das ChatGPT über dich wissen sollte? (max. 1500 Zeichen)
Halte die Zeichenlimits ein. Wenn nötig, kürze klug und formuliere prägnant. Priorisiere Klarheit, Persönlichkeit und Relevanz.
Strukturiere dabei unsere Arbeit, denke tief und iterativ.
Sobald Du das Ergebnis dieses Prompts eingefügt hast, wird jeder neue Chat genau die erarbeiteten Inhalte direkt abrufen und sich anpassen. Wenn Dir etwas nicht gefällt, feilst Du einfach am Systemprompt weiter, bis es Dir passt.
Klärung von Grundfragen vor jeder Konversation
Wie alle Selbstständigen bist Du mit Herausforderungen oder Aufgaben konfrontiert, bei denen Du Hilfe oder Erleichterung gebrauchen kannst.
Hier kommt die KI wie beispielsweise ChatGPT oder Claude.ai ins Spiel.
Basierend auf der Aufgabe, die Du erledigen möchtest, gilt es folgende Grundfrage zu stellen:
Weißt Du genau, wie Du das Problem löst, oder hast Du keine Ahnung/offene Fragen?
Wenn die Antwort „Ich weiß nicht" lautet, hier ein nützlicher Prompting-Tipp:
Bitte die KI einfach um Hilfe!
Beispiel:
Du möchtest SEO (Suchmaschinenoptimierung) für Deine Website machen, weißt aber nicht wie.
Promptbeispiel:
Du bist ein erfahrener SEO-Coach, der Anfängern alles leicht verständlich erklärt.
Ich habe **keine Ahnung**, wie man SEO macht. Meine Website ist mit **Squarespace** gebaut.
Deine Aufgabe ist es, mir Schritt für Schritt zu zeigen, wie ich meine Website so optimiere, dass mehr Menschen sie finden.
**Arbeitsweise:**
- Stelle mir **immer nur eine Frage** und warte auf meine Antwort.
- Erkläre jeden Schritt einfach, so dass ich ihn sofort umsetzen kann.
- Verwende Beispiele, die zu meinem Business passen (**[DEINE BRANCHE]**).
- Sage mir genau, was ich tun soll – in der richtigen Reihenfolge.
- Fasse am Ende jedes Schrittes kurz zusammen, was wir schon geschafft haben.
**Ziel:**
Am Ende habe ich einen einfachen Plan mit den wichtigsten Aufgaben, die ich sofort umsetzen kann, um meine Website sichtbarer zu machen.
Wenn Deine Antwort „Ja” lautet, kommen wir zur Folgefrage:
Kannst Du die Task klar und KI-gerecht formulieren?
Falls Du bei „Nein” oder „Vielleicht" rauskommst, hier der erste nützliche Prompting-Tipp:
Wenn Du nicht weißt, wie Du etwas gut formulierst, frage die KI einfach danach.
Beispiel:
Du möchtest SEO für Deine Website machen indem Du einen neuen Blogartikel schreibst. Du weißt auf was Du achten sollst, jedoch nicht wie Du es formulierst. So kann ein Prompt aussehen für jemanden der sich gut mit SEO auskennt.
Wichtiger Hinweis: Bitte beachte, dass die Ergebniss bedeutend besser werden, wenn Du einen guten Systemprompt benutzt.
Promptbeispiel:
**Rolle & Ziel**
Agiere als erfahrener SEO‑/Content‑Stratege für Solopreneure in der DACH‑Region. Dein Auftrag: Baue mit mir – Schritt für Schritt – eine funktionierende SEO‑Strategie für **[DEINE BRANCHE]** auf meiner **Squarespace**‑Website **[DEINE DOMAIN]** auf. Am Ende habe ich:
- einen realistischen 12‑Wochen‑Plan (80/20),
- ein priorisiertes Backlog (Quick Wins → Deep Work),
- 3 Beispiel‑Content‑Briefings (inkl. SERP‑Ziel, Struktur, FAQ, internen Links),
- eine technische To‑do‑Liste speziell für Squarespace,
- klare KPIs & Messpunkte (GSC/GA4),
- eine 1‑Seitige Zusammenfassung als Handlungsplan.
**Kontext**
- Startniveau: Anfänger. Ich will gleichzeitig **verstehen** und **umsetzen**.
- Zeitbudget: **[X Std/Woche]** · Budget: **[€…/Monat]** · Sprache: Deutsch · Zielmarkt: DACH.
- Businessziel: **[z. B. mehr B2B‑Leads für Coaching]**.
**Arbeitsweise**
- Stelle mir immer **eine** gezielte Frage nach der anderen, warte auf meine Antwort.
- Nutze meine Antworten, um Empfehlungen **individuell** zuzuschneiden (keine 08/15‑Listen).
- Erkläre kurz das „Warum“ (1–2 Sätze), dann sofort das „Wie“ (konkret, umsetzbar).
- Wenn etwas unklar ist, **kläre Annahmen** explizit, statt zu raten.
- Falls du dich auf Änderungen/Best Practices berufst, **zitiere** verlässlich (Dokutitel + Datum).
**Ablauf in 6 Phasen**
1) **Zielbild & Constraints klären**
Frage nach: Angebot(en), ICP/Buyer‑Personas, Sales‑Zyklus, Differenzierung, Content‑Ressourcen, Zeit/Budget.
2) **Ist‑Analyse light**
Führe mich durch: Indexierung (site:), Core‑Seiten, Navigation, vorhandene Inhalte, GSC‑Setup, Sitemaps/robots, Page‑Speed.
3) **Keyword‑/Themenstrategie**
Erarbeite mit mir: 3–5 Themen‑Cluster passend zu **[DEINE BRANCHE]** (Suchintention, SERP‑Typ, Business‑Fit).
4) **Content‑System**
Liefere **3 Beispiel‑Briefings** (H1/H2, People‑Also‑Ask‑Fragen, interne Links, Schema‑Vorschlag, CTAs).
Formatiere jedes Briefing als kopierbare Checkliste.
5) **Technik auf Squarespace**
Liste präzise To‑dos: URL‑Struktur, Titel/Meta, Bild‑ALT, 301, Collections/Blog, Sitemap, robots, 404, Canonicals, Ladezeit, Schema‑Optionen.
Gib Code‑Snippets/Beispiele, wenn sinnvoll (z. B. JSON‑LD: Article/FAQ/Breadcrumb).
6) **Messung & Betrieb**
Definiere KPIs (Impressions/Clicks, CTR, Top‑3‑Anteil, qualifizierte Leads), Review‑Rhythmus (wöchentlich/monatlich), und eine Iterationsschleife.
**Output‑Formate**
- Jede Phase endet mit: kurzer Zusammenfassung, klaren Entscheidungen, **nächsten 3 Aufgaben** (max. 60 Min umsetzbar).
- Am Ende: „**SEO‑Plan auf 1 Seite**“ (Ziel, Strategie in 3 Sätzen, 12‑Wochen‑Roadmap, KPIs, Risiken/Annahmen).
**Didaktik**
- Zeige mir Minimalbeispiele („So sieht ein guter Titel/Intro/FAQ aus“).
- Warne vor typischen Fehlern (Thin Content, Kannibalisierung, falsche Intention).
- Bevor wir neue Arbeit anstoßen: prüfe, ob **Quick Wins** offen sind.
**Beginne jetzt mit Phase 1**
Stelle mir die **wichtigste Frage zuerst**:
„Welche Angebote willst Du über SEO konkret verkaufen/bewerben (Top‑3), und wer soll sie kaufen (1–2 Sätze pro Zielkunde)?“
Was Du aus den beiden Beispielen entnehmen kannst ist, dass es zwei Möglichkeiten gibt, mit der KI zu arbeiten:
Sie klärt Dich auf und bringt Dich ins Thema rein.
Sie unterstützt Dich dabei, es genau auf den Punkt zu bringen.
Dabei bauen die Prompts sich folgendermaßen auf:
Personifizierung: Agiere als erfahrener Marketingstratege + 20 Jahre Erfahrung mit Fokus auf B2B SEO in DACH…
Kontext: Meine Website ist in Squarespace gebaut, ich habe Grundkenntnisse in SEO…
Ziel & Output: Erstelle einen 12-Wochen-SEO-Plan in Tabellenform
Arbeitsweise: Stelle zuerst Fragen, Brainstorme ein Konzept in Bulletpoints…
Besondere Anforderungen: Schreibe in Deutsch, max. 15 Wörter pro Satz, etc.
Call-to-action: Beginne mit… fange jetzt an zu…
Lösungensansätze für schlechten Output
Es kann vorkommen, dass das Ergebnis nicht das ist, was Du Dir gewünscht hast. Viele prompten jetzt weiter im Chat, bis es passt.
Das kannst Du tun.
Ich rate davon ab.
Stattdessen würde ich den vorherigen Prompt über die "Bearbeiten-Funktion" anpassen.
Warum?
Für die KI sind zwei Prompts extrem wichtig:
Der aller erste Prompt
Der letzte Prompt
Je länger der Chatverlauf wird, desto höher die Wahrscheinlichkeit, dass es "dirty" wird, Halluzinationen auftauchen oder Dinge vergessen werden.
Daher rate ich immer dazu, sauber zu arbeiten.
Erst denken, dann prompten.
Zudem empfehle ich auch, nie mit der ersten Lösung zu arbeiten, die Dir die KI gibt.
Das könnte beim vorherigen SEO-Prompt so aussehen:
Analysiere und kritisiere Deinen Output. Sei brutal ehrlich. Diskutiere und erarbeite eine
verbesserte Version. (dann bekommst Du sofort eine neue Version)
oder
Verbesserungsvorschläge bevor Du eine neue Version erstellst. (hier kannst Du entscheiden was sie anpassen soll und ggf. noch Feedback geben)
Hier kannst Du mehrere Schleifen drehen, bis Dir das Ergebnis gefällt. Es gibt noch einige weitere Möglichkeiten, viel mehr aus einem Chat herauszuholen, via Expertenrat, Deep Research und vieles mehr.
Die speziellen Techniken teile ich im Rahmen meines Coaching-Programms ;-)
Besserer Output mit KI-spezifischem Wording
Es gibt gewisse Begriffe, auf die die KI nach meiner Beobachtung besonders gut reagiert.
Bist Du beispielsweise unzufrieden, kannst Du im Folge-Prompt etwas sagen wie:
"Das war lazy work, konzentriere Dich und verbessere Deinen Output"
oder auch noch härter:
"Bullshit! Das stimmt vorne und hinten nicht…"
Probiere es gerne selbst aus. Ich habe mit vielen KI-Experten unzählige Tests gemacht und herumgespielt. Die Unterschiede sind sehr erstaunlich.
Warum ist das so?
Die KI ist ein Neuronales Netz und dem menschlichen Gehirn sehr ähnlich.
Wenn ich mittem im Gespräch das Thema wechsele braucht das Gehirn des Gegenübers ein paar Sekunden um zu wechseln. Dabei reagiert es auf “Buzz-Words”.
Wenn ich beispielsweise über die Auswirkungen der gesellschaftspolitischen Entwicklung durch die Einführung von… als Thema aufbringe wird der Mensch gegenüber als Buzz-Word Gesellschaftspolitik wahrnehmen.
Die KI funktioniert genau so. Theoretisch kannst Du Dir den Großteil der (Füll-) Wörter sparen.
Ich prompte teilweise sogar so:
Transkript (beigefügt), runterbrechen, sortieren, Blogartikelthemenliste, Tabelle.
Beachte dabei bitte, dass das vor allem mit einem guten Systemprompt gut klappt.
Anwendung im Business-Alltag als Solopreneur
Mit dem Grundwissen kannst Du fast jedes Problem im Business-Alltag optimieren und angehen. Und wenn Du Dir nicht sicher bist: Frage die KI.
Beispielsweise hast Du bei Tools wie ChatGPT oder Claude.ai die Möglichkeit, sogenannte Projekte anzulegen für spezielle wiederkehrende Aufgaben. Alternativ kannst Du auch mit Agenten (Agents) arbeiten, um Dir Dein Leben leichter zu machen.
Wenn Du Unterstützung und einen echten Sparringpartner für Dein Business brauchst, melde Dich gerne bei mir.
Häufig gestellte Fragen zum Prompting
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Die initiale Erstellung dauert etwa 15-30 Minuten mit dem bereitgestellten Prompt.
Wichtig ist aber:
Ein Systemprompt ist kein "Set-and-Forget"-Tool. Rechne mit 2-3 Iterationsrunden über die ersten Wochen, bis er wirklich zu Dir und Deinem Arbeitsstil passt. Danach solltest Du ihn alle 3-6 Monate überprüfen und anpassen.
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ChatGPT Plus (20€/Monat) und Claude Pro (20€/Monat) sind die besten Einstiegsoptionen. Beide bieten Systemprompts, Projekte und ausreichend Kapazität für den Business-Alltag. Für den Anfang reicht oft schon die kostenlose Version von ChatGPT oder Claude.ai. Wenn Du täglich mehrere Stunden mit KI arbeitest, lohnt sich das Upgrade definitiv.
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Grundregel: Niemals Kundendaten, Verträge oder vertrauliche Informationen direkt in die KI eingeben. Arbeite stattdessen mit anonymisierten Beispielen oder abstrakten Beschreibungen. Für sensible Bereiche wie Buchhaltung oder Rechtsberatung solltest Du die KI nur für allgemeine Strukturierung und Vorbereitung nutzen, nicht für konkrete Daten.
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Das liegt meist an zu vagen Prompts oder fehlender Iterationsarbeit. Nutze die "Bearbeiten-Funktion" statt endlos weiterzuchatten. Sei spezifischer bei Kontext und gewünschtem Output. Und wichtig: Lass Dir nie das erste Ergebnis andrehen, verlange immer Verbesserungsvorschläge oder eine kritische Analyse des Outputs, bevor Du die finale Version anforderst.
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Übung macht den Meister!
Wenn Du besser werden willst im Prompting, empfiehlt es sich immer die KI in den Prozess miteinzubeziehen. Frage die KI, was sie braucht, um Deinen gewünschten Outcome/Output zu erstellen.
So lernst Du wie die KI zu denken und zu artikulieren.